Jak komunikować system benefitów pracownikom

Dobrze dobrane benefity są jednym z kluczowych komponentów wpływających na zadowolenie pracowników. Dlatego też firmy poświęcają sporo uwagi ich odpowiedniemu dopasowaniu do oczekiwań. Przygotowanie i wdrożenie skutecznego narzędzia to jedno, ale warto pamiętać, że porównywalnym wyzwaniem jest także właściwe komunikowanie tego rozwiązania pracownikom. Jeśli nie mają oni wiedzy o dostępnych rozwiązaniach i opcjach z nimi związanych, nisko oceniają ofertę firmy w tym zakresie, gdyż często nie wiedzą nawet z jakich możliwości mogą korzystać. Problem dotyczy zarówno informacji przekazywanych w trakcie onboardingu, jak i docierania z komunikatami do obecnych pracowników.

Jak zadbać o przekazywanie informacji nowym pracownikom?

W trakcie procesu wdrożenia nowozatrudnione osoby otrzymują bardzo dużą ilość informacji dotyczących procedur, regulaminów, firmowych zasad, obowiązków, a także benefitów. Wyzwaniem jest takie przygotowanie onboardingu, aby przekazać to co najważniejsze i z drugiej strony opracować rozwiązania, które pozwolą później w łatwy sposób dotrzeć do poszukiwanych treści.

Każdy element wymaga odpowiedniego przygotowania i oprawy, a podstawą do właściwego zadbania o pracownika w pierwszych tygodniach jest świadomość tego, które komponenty są ważne i czego nie można przeoczyć.

Warto skorzystać z usystematyzowanego podejścia, na przykład z onboardingu  4 x C opracowanego przez T.N. Bauer. Zakłada ono, że w ramach procesu wdrożenia musimy pamiętać o następujących elementach:
- procedury (compliance)
- zadania, oczekiwania, cele (clarification)
- kultura (culture)
- zespół i relacje (connection)

Przekazanie informacji o dostępnych benefitach jest jednym z elementów, które mogą być zawarte na przykład w obszarze procedur lub kultury, w zależności od tego w jaki sposób są ujęte w strukturze firmy. Niezależnie od tego, czy pracownik w trakcie procesu wdrożenia spotyka się osobiście z osobą, która przekazuje mu potrzebne informacje, czy dzieje się to online, ważne jest to, aby w każdej chwili mógł wrócić do treści, które otrzymał.

Dużą wartością jest posiadanie welcome booka lub folderu, czy jakiegokolwiek innego narzędzia, które zbiera najważniejsze treści. Forma powinna być dopasowana do specyfiki firmy, kultury organizacyjnej i grupy docelowej. W nim też powinno znaleźć się miejsce na przedstawienie benefitów dla pracowników. Jeśli są one zbudowane na kafeteryjnym systemie, który w spójnym podejściu zbiera wszystkie dostępne dla pracownika możliwości, bardzo ułatwia to rozeznanie się w dostępnej ofercie. Dobrze opracowany system wdrożenia, który klarownie pokazuje benefity, jest na wagę złota zwłaszcza przy pracy zdalnej, kiedy nie ma możliwości bezpośredniego dopytania o ważne dla pracownika kwestie.

Usystematyzowane podejście, takie jak w przypadku wachlarza zróżnicowanych benefitów, które jest zastosowane w Medicover Zdrowa Firma, daje możliwość łatwego odnalezienia wszystkich niezbędnych informacji i sprawnego poruszania się w zakresie wyboru i późniejszej obsługi benefitów.

Warto zwrócić uwagę także na to, że czasami pracownicy jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia chcieliby posiadać informacje o dostępnych możliwościach związanych z oferowanymi dodatkami. Jeśli w ramach preboardingu firmy decydują się na przesyłanie przyszłym pracownikom welcome booka lub pierwszych informacji dotyczących kultury firmy oraz warunków pracy, przystępnie opracowane benefity będą dużym atutem.

Komunikowanie benefitów osobom już zatrudnionym

Odmiennym zagadnieniem jest zadbanie to, aby każdy zatrudniony pracownik posiadał informacje o benefitach, z których może korzystać. Czasami jest tak, że oferowane dodatki zmieniają się w czasie lub modyfikowane są warunki z korzystania z nich. Jeśli zmianie ulegają dostawcy poszczególnych usług, czy zakres działań, zdarza się, że informacje te nie docierają do pracowników. Jest sytuacją dość powszechną, że firmy weryfikując dopasowanie benefitów do oczekiwań pracowników np. w formie ankiet, dowiadują się, że zakres oferty jest oceniany nisko. Czasami może wynikać to faktycznie z wąskiej oferty lub niewłaściwego jej dopasowania do oczekiwań zatrudnionych osób. Zwykle jednak powodem jest fakt braku bieżącej informacji o tym jakie możliwości firma oferuje i jak z nich korzystać.

Jeśli pracownicy mają w jednym miejscu zebraną całą ofertę możliwych benefitów i wiedzą, że jeden dostawca zapewnia dostęp do całej kafeterii, będą zawsze na bieżąco z oferowanymi możliwościami. Ujednolicenie przekazu oraz zadbanie o to, aby regularnie przypominać pracownikom o tym, co firma im oferuje jest podstawą do tego, aby korzystali oni efektywnie z tych możliwości, które otrzymują.  

Autor:
Joanna Kamińska, HR Manager, psycholog, autorka bloga HRzPasja.pl

Źródło:
https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf